AVEZ-VOUS DES PROBLÈMES INFORMATIQUES QUI NE SONT PAS ENCORE RÉGLÉS À TRAVERS DES PROJETS TECHNOLOGIQUES À METTRE DE L’AVANT ?

Mars 2014 - Si votre réponse est oui, vous voulez sûrement les régler définitivement, que ce soit simple et surtout, avoir les résultats escomptés. Vous voulez mettre vos projets de l’avant pour que votre entreprise en retire tous les bénéfices, savoir par où commencer et investir judicieusement.

Les problèmes non réglés et persistants amènent inévitablement une baisse de productivité, un sentiment d’insatisfaction généralisé par rapport aux TIC et un lot de stress aux dirigeants et à leurs employés. Les technologies sont alors perçues négativement et deviennent une dépense par obligation, un mal nécessaire…

SAVEZ-VOUS PAR OÙ COMMENCER ?

Pour solutionner les problématiques persistantes et implanter des projets d’amélioration, un Plan d’Action est un excellent point de départ. Comparativement au Plan stratégique TIC qui donne une vision à long terme en fonction des objectifs d’affaires, le Plan d’Action permet quant à lui de régler des problèmes ponctuels.

VOICI LES ÉTAPES D’UN PLAN D’ACTION, EN 2 VOLETS.

1 IDENTIFIER VOS 3 PRINCIPALES PRÉOCCUPATIONS

Faites une liste de vos préoccupations, irritants et améliorations visées. Pensez à ce que vous aimeriez régler et améliorer dans votre organisation.

  • Indiquez sur une échelle de 10 le niveau d’importance et/ou d’irritabilité pour vous et vos employés. Par exemple, un problème intermittent de lenteur de votre réseau pourrait être noté à 6/10 ou 9/10 selon l’impact sur votre entreprise.Cet exercice d’annotation est important, car il déterminera le niveau d’urgence, l’ordre de priorité et les solutions à mettre de l’avant. La note donnée doit être vraiment représentative.
  • Évaluez les coûts/gains au niveau financier, émotionnel et légal (s’il y a lieu). Par exemple, le coût relié à votre problème de lenteur pourrait être évalué à 50 000 $ par année à cause des pertes de productivité.
  • Parmi l’ensemble des préoccupations identifiées, quelles sont les 3 plus importantes à adresser afin d’apporter le plus de gains pour votre organisation ? Il est primordial d’avoir un consensus de l’ensemble des membres de la direction. Le but est aussi d’amener un effet positif auprès du personnel…
  • Faites évaluer le coût des solutions à mettre en place pour régler les problèmes et amener les améliorations attendues. Rendu à cette étape, vous aurez toutes les informations requises pour prioriser vos projets.

2 GARANTIR L’ATTEINTE DES RÉSULTATS À 100 %…
Pour chaque projet, nous vous recommandons d’avoir entre les mains un document, par exemple un Énoncé de Projet, qui servira d’outil de référence pour éviter tout malentendu entre vous et votre fournisseur par rapport au succès attendu. Ce document devrait comprendre entre autres les éléments suivants :

  • La description des améliorations et des résultats attendus. Pourquoi faites-vous le projet ?
  • Vos conditions de satisfaction : date d’implantation, éviter les impacts sur la production, respecter les budgets, etc.
  • Les tests de fonctionnalités qui permettront de valider le succès de la solution.
  • Les contraintes et défis à tenir compte

La démarche du Plan d’Action est minime comparativement au temps investi dans les projets et permet d’avoir tout en main pour prendre de bonnes décisions. Il ne faut laisser place à aucune interprétation, tout doit pouvoir se mesurer en chiffres. C’est là le défi. Par exemple, vouloir faire le projet rapidement n’est pas mesurable. Vouloir faire le projet avant le 30 avril 2014 est mesurable. Chacune des étapes du Plan d’Action est une clé de succès, n’en sautez aucune. Votre partenaire informatique devrait être en mesure de vous assister dans cette démarche et de vous garantir les résultats à 100 %.