QUE FAIRE QUAND VOTRE BOÎTE DE COURRIELS EST PLEINE DE MESSAGES IMPORTANTS QUE VOUS NE VOULEZ PAS EFFACER ?

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@mail-1

Avril 2014 - Aucun doute que les courriels sont devenus l’outil de communication le plus important dans les entreprises. Comme les messages s’accumulent très rapidement, l’espace de stockage devient très coûteux à gérer et à sauvegarder, en particulier avec la venue du Cloud. Par exemple, si votre entreprise compte 160 employés et que les boîtes courriel comprennent en moyenne 5 GB, il vous en coûtera environ 10 000 $ par année seulement en sauvegardes. En moyenne, on compte 1 $ du GB sur une base mensuelle que ce soit géré à l’interne ou à l’externe.

COMMENT PROCÉDER ?

Au départ, faire un bon ménage et supprimer ce qui est inutile pour l’entreprise. Ensuite, se poser la question à savoir quelles données veut-on garder sur le réseau et lesquelles veut-on archiver ? Les données à archiver sont celles dont on est susceptible éventuellement d’avoir besoin, par exemple les courriels qui contiennent des informations importantes : projets, contrats, transactions, communications clients.

Par la suite, choisir la solution d’archivage. La décision dépendra des besoins d’affaires de l’entreprise. A-t-on besoin de récupérer rapidement les données ? Quelle importance accorde-t-on aux données que l’on veut archiver ? Les réponses influenceront le choix de la solution ainsi que le coût à investir. Il existe plusieurs solutions, mais elles ne s’équivalent pas toutes. Certaines peuvent rendre longue et complexe la récupération des données. En permettant à l’entreprise de sortir les données de son réseau, l’archivage évite entre autres d’avoir à les gérer et de les prendre constamment en sauvegardes.

L’ARCHIVAGE PEUT AUSSI ÊTRE IMPORTANT POUR LES RAISONS SUIVANTES :

Se conformer aux lois : évidemment, certaines entreprises sont davantage touchées que d’autres. Il n’en demeure pas moins que tous les dossiers relatifs aux activités de l’entreprise, y compris ceux des employés incluant les communications, les discussions contractuelles et toute autre documentation relative aux négociations et aux informations financières, doivent être conservés pendant un certain temps.

En cas de litige : si une entreprise est impliquée dans un procès de quelque nature que ce soit, elle pourrait, à la demande du tribunal, devoir fournir tous les dossiers et communications en relation avec le litige en question, même s’ils datent de longtemps. D’où l’importance d’avoirune bonne solution d’archivage en place, flexible et facilitant la récupération des données dont on pourrait éventuellement avoir besoin.

Avoir une saine gestion des données : le programme de maintenance d’un environnement réseau devrait comprendre, une fois par année, le nettoyage des données : supprimer les données inutiles et corrompues, entreposer ce que l’on veut conserver. Il existe des logiciels spécialisés permettant de visualiser l’information sous forme de tableaux : types de données – musique, photos, vidéo, données comptables, courriels, fichiers– ainsi que l’âge et la grosseur des fichiers.

Il est souvent surprenant de constater le type d’information qui « dort » sur le réseau de même que la quantité d’espace que l’on peut récupérer. Une saine gestion favorisera un meilleur contrôle des données, certaines pouvant aller à l’encontre des valeurs de l’entreprise et compromettre sa réputation. Il en résulte des économies importantes, un environnement sécurisé et aussi plus stable, car on élimine les données corrompues.