Le secret pour bien gérer ses courriels selon le PDG d’Amazon

Le secret pour bien gérer ses courriels selon le PDG d’Amazon

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La simple vue de votre boîte courriel vous donne envie de pleurer?

Selon Radicati Group, une personne reçoit en moyenne 120 courriels d’affaires par jour. Si vous ne les gérez pas bien, vous pourriez faire partie de cette statistique...

Dans une journée typique de travail, les gens passent au moins 14 % de leur temps à lire des courriels. Est-il surprenant d’apprendre selon un récent sondage mené par Harris que seulement 45 % de notre journée est vraiment consacrée au travail? Si vous recherchiez une solution à vos problèmes de gestion de courriels, voici des trucs et astuces de quelques grands noms de la Silicon Valley.

Trucs pour la gestion de vos courriels

Le PDG d’Amazon, Jeff Bezos, transfert tous les courriels de plaintes à ses employés et y ajoute seulement un « ? » comme objet, rapporte le Business Insider. Faites comme lui : au lieu de répondre par vous-même à tous les courriels, demandez-vous si cela peut être géré par quelqu’un d’autre. Transférez les courriels à votre équipe et gagnez ainsi du temps.

Utilisez les réponses automatiques

Il s’agit d’une très bonne méthode pour gérer le flux de messages. C’est exactement ce que le PDG de Tommy John, Tom Patterson, a fait après que ses messages aient grimpé en flèche passant de 150 à 400 par jour. Il a même mentionné en entrevue « qu’il n’y avait pas assez de minutes par jour pour répondre à tous ». Son auto-réponse mentionne qu’il vérifie ses courriels avant 9h et après 17h - et qu’il est préférable de téléphoner ou de le « texter » en cas d’urgence. Le résultat? « Cela m’a forcé à déléguer et à donner aux autres le pouvoir de répondre », mentionne-t-il. Soudainement, le flux s’est ralenti.

Recevez-vous plus de courriels que Bill Gates?

Bill Gates rapporte qu’il ne reçoit que 40 à 50 courriels par jour. Demandez-vous : devrais-je vraiment en recevoir plus que lui? Selon le PDG de LinkedIn, Jeff Weiner, l’une des causes possibles de l’inondation des courriels est que les employés en envoient trop. Il a mentionné : « deux des personnes avec qui j’ai travaillé le plus étroitement ont fini par quitter l’organisation en l’espace de quelques semaines. Après leur départ, je me suis rendu compte que le trafic dans ma boîte courriel avait diminué de 20 à 30 % ». Si vous avez des communications excessives avec vos pairs, demandez-leur de revoir la pertinence de celles-ci. Prenez quelques minutes le matin pour faire une rencontre d’équipe et discutez des dossiers de votre journée. Plusieurs courriels seront ainsi éliminés.

Définir des limites et ne pas submerger

Créer une coupure entre vos courriels et votre vie personnelle est une autre tactique des PDG. Arianna Huffington ne vérifie pas ses messages une demi-heure après le réveil ou avant d'aller au lit, et elle ne les regarde jamais en présence de ses enfants. Cette coupure pour décrocher est essentielle au maintien d'un équilibre entre vie professionnelle et privée. Et si cela devenait vraiment une mauvaise habitude? Le PDG d’Etsy, Chad Dickerson, a une solution. Il a mentionné à Fast Company, qu’après quelques années, il supprime tout simplement ses courriels et recommence à neuf.

Il y a encore beaucoup d'opportunités

Cependant, ce ne sont pas tous les gourous de la Silicon Valley qui l'ont compris. Le PDG d'Apple, Tim Cook, ne reçoit pas 120 courriels d'affaires par jour. Non, selon une interview ABC, il se rapproche de 700. Il se lève à l'aube tous les matins et commence à lire. La PDG de Hint Water, Kara Goldin, fait la même chose, se préparant à une journée de travail de 12 heures avec une session de marathon de courriels.

Mais comme vous pouvez le dire des autres personnes dont nous avons discuté, c'est une exception, pas la règle. Imitez Jeff Bezos ou Arianna Huffington à la place et regardez le stress lié à vos courriels fondre.