Octobre 2022 - Vous vous sentez débordé? La tentation de faire du multitâche (multitasking) pourrait être la véritable coupable.
Avez-vous souvent l'impression d'être débordé, d'avoir trop de choses à faire et de ne pas pouvoir tout faire? C'est un sentiment très courant, explique Anna Dearmon Kornick, coach certifiée en gestion du temps et responsable de la communauté chez Clockwise, un logiciel de gestion du temps pour les équipes. Mais la raison de ce sentiment n'est peut-être pas celle que vous croyez, dit-elle. Ce n'est peut-être pas parce que vous avez trop de travail à faire. C'est peut-être parce que vous avez trop de sujets importants à traiter en même temps.
Pire encore, cela peut donner l'illusion que vous n'arrivez à rien compléter. "Nous faisons essentiellement un peu de progrès sur tous nos projets, au lieu de faire beaucoup de progrès dans un seul", dit-elle. "C'est tellement petit que vous êtes frustré par le fait que vous ne voyez pas de progrès majeurs, ce qui vous donne des sentiments négatifs sur les projets, ce qui vous amène à vous sentir mal dans votre peau ou à penser que vous n'êtes pas assez bon." On pourrait s'attendre à ce qu'un coach en gestion du temps préconise de se concentrer sur une seule tâche à la fois, en éliminant ou en retardant le reste. Malheureusement, la vie réelle fonctionne rarement de cette façon. Vous avez probablement des employés, des clients, des collègues, et même des membres de votre famille, qui ont besoin que vous vous concentriez sur différentes priorités afin qu'ils puissent fonctionner au mieux. "Lorsque vous travaillez en équipe, le temps est une ressource partagée", dit-elle.
Si le multitasking fait partie de votre quotidien, que pouvez-vous faire pour réduire le sentiment de débordement? Voici 3 conseils pour y arriver :
1. Faites un compte rendu visuel de tous vos projets.
Commencez donc par vous assurer que vous avez une liste claire de tous vos projets et tâches actuellement actifs, tant dans votre travail que dans votre vie personnelle, et que cette liste se trouve à un endroit où vous pouvez facilement la voir. Par exemple, Kornick a un tableau blanc bien en vue dans son bureau sur lequel figurent tous ses projets professionnels et personnels. "Le fait d'avoir ce visuel vous permet de faire une révision mentale à la fin de la journée", dit-elle. "Demandez-vous où en est chaque projet, ce qui est prioritaire et ce qui est laissé de côté." Avec cette liste sous les yeux, vous pouvez voir quels projets vous pouvez mettre en pause, et lesquels vous ne pouvez pas, car ils dépendent de l'échéance de quelqu'un d'autre, ou l'échéance de quelqu'un d'autre dépend d'eux. Vous pouvez également voir quelles tâches ne sont pas essentielles.
2. Classez vos projets et vos tâches par ordre d'importance.
Cela peut être très difficile à faire, dit Kornick. "Nous sommes souvent très réticents à prendre de grandes décisions et à dire qu'un projet est plus important qu'un autre, car choisir signifie que nous devons nous lancer à fond dans un seul. Et cela signifie que nous ne pouvons pas passer autant de temps ailleurs. Et nous aimerions croire que nous avons assez de temps pour tout". C'est pourquoi il est à la fois très difficile et très utile de dresser une liste hiérarchisée de vos projets et priorités, dit-elle. "Ainsi, vous avez cette ligne claire que vous vous êtes tracée pour savoir à tout moment, si vous devez prendre une décision sur quoi vous concentrer."
3. Concevez votre semaine de travail idéale.
"Concevoir une semaine idéale, c'est créer un modèle pour savoir comment vous aimeriez passer votre temps d'une semaine à l'autre", explique Kornick. "Il n'est pas censé être parfait, et il ne s'agit pas d'un instrument de mesure de votre efficacité. C'est un outil de prise de décision qui vous permet de décider, dans une semaine idéale, quelle serait la façon optimale dont vous voudriez passer votre temps." Commencez par remplir des éléments importants qui ne sont pas liés à des échéances, mais qui vous aident à donner le meilleur de vous-même, comme l’exercice, dit-elle. Une fois que ces éléments sont en place, ajoutez-y les réunions hebdomadaires ou les engagements permanents que vous pouvez avoir.
Une fois que tout cela est dans votre semaine idéale, vous pouvez voir combien de temps il vous reste pour des choses comme travailler sur de gros projets, passer des appels téléphoniques, faire des présentations, etc. "Nous ne pouvons obtenir qu'environ 4 véritables heures de productivité par jour pour un travail ciblé avant d'être épuisés", explique-t-elle. Pour la plupart d'entre nous, cela correspond à un bloc de travail de deux heures le matin et un autre l'après-midi. Comme la majorité d'entre nous est plus concentrée le matin, elle suggère de consacrer le bloc de travail du matin à un travail ciblé comme l'écriture, et celui de l'après-midi aux réunions.
Source : Minda Zetlin
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